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Optimisation numérique des processus dans la logistique
Cinq étapes pour choisir le système vidéo le mieux adapté à votre entrepôt logistique
Bordesholm, le 1 août 2021
Les exigences posées aux processus logistiques modernes ne cessent de croître. Outre une sécurité accrue sur le site de l'entreprise, l'optimisation des processus figure souvent en tête de la liste des priorités. Par exemple, il est important d'augmenter la qualité du service et donc la satisfaction du client, de contrôler efficacement les coûts et de répondre aux critères des certifications des secteurs d’activité. Un paramètre clé est, entre autres, le type de système vidéo utilisé par les entreprises pour leur entrepôt logistique. Le marché offre ici des solutions très diverses - de la simple vidéosurveillance aux systèmes de vidéo tracking multifonctionnels. Les cinq étapes suivantes aideront les entreprises à rationaliser le processus de sélection et à trouver la solution adaptée à leurs besoins.
Des logiciel modernes associés à un matériel optique de haute qualité offrent un vaste éventail d’utilisations possibles. Les systèmes de vidéosurveillance classiques se concentrent sur la question de la sécurité. En revanche, il existe des solutions qui vont au-delà de la prévention des vols et permettent une gestion complète des processus basés sur l'image dans l’entrepôt. Choisir le système vidéo adapté parmi la variété d'offres aux spécifications très différentes n'est pas une tâche facile.
Grâce aux cinq étapes suivantes, les entreprises accélèrent le processus de sélection et prennent en compte tous les aspects importants:
Étape 1 : Définir et prioriser les objectifs.
Définissez d'abord les objectifs majeurs de l'entreprise que vous souhaitez atteindre à l'aide du système vidéo :
- La sécurité du site doit-elle être renforcée en permanence ?
- Voulez-vous créer une plus grande satisfaction des clients et rester compétitif à long terme ?
- Ou bien l'accent est-il mis sur l'augmentation de la qualité des services et l'amélioration de l'image ?
Les objectifs opérationnels sont dérivés des objectifs stratégiques. Ces derniers sont des optimisations concrètes des processus qui contribuent à la mise en place d'un objectif stratégique. Définissez vos objectifs opérationnels en détail et hiérarchisez-les. Il est judicieux de se concentrer d'abord sur deux ou trois objectifs. Les objectifs ultérieurs doivent également être pris en compte en fonction de leur priorité lors de la comparaison des systèmes. La question cruciale ici est de savoir dans quels domaines le logiciel doit être utilisé et quelles améliorations il doit apporter :
- Souhaitez-vous retrouver plus rapidement les envois manquants ?
- Aspirez-vous à des transferts de responsabilité clairement documentés ?
- Voulez-vous réduire durablement le taux de dommages ?
Étape 2 : Définir le périmètre des fonctions et du service.
Les fonctions « must » et « can » associées de la solution vidéo sont dérivées des objectifs formulés lors de la première étape. Un critère central est également le degré de numérisation :
- Quelles interfaces doivent être mises en place pour intégrer le système vidéo à toutes les sources de données pertinentes - telles que le logiciel TMS/WMS, le système de gestion des marchandises, les bases de données ?
- La solution vidéo est-elle capable de traiter de grandes quantités de données en toute sécurité et de les rendre disponibles pour une consultation rapide ?
Outre l'examen des caractéristiques, il est important de comparer les fournisseurs en termes d'assistance et d'expérience :
- Dans quelle mesure votre propre service informatique doit-il prendre en charge l'administration du logiciel et dans quelle mesure l’assistance du fournisseur de services est-elle nécessaire ?
- Les fournisseurs peuvent-ils fournir des références qui prouvent leur expérience dans des cas d'utilisation similaires ?
Étape 3 : Comparer les solutions en termes de convivialité et de flexibilité.
La logistique est un secteur où le rythme de travail est extrêmement rapide. Pour que les opérations se déroulent sans heurts, il est important que les employés se familiarisent rapidement avec la nouvelle solution. Le temps passé pour la formation doit être aussi faible que possible. Les questions suivantes vous donneront une impression de la mise en œuvre :
- le logiciel de vidéo tracking est-il conçu de manière conviviale afin que les différents modules et fonctions soient intuitifs ? Par exemple, est-il facile de trouver les images d'un envoi particulier - même sans connaître la position des différentes caméras ?
- Dans quelle mesure les options d'affichage et de traitement des images sont-elles complètes et pratiques (par exemple, plein écran et zoom, vue à 360 degrés, export de données) ?
- Les étapes de travail récurrentes, telles que la recherche d’envois manquants, peuvent-elles être intégrées de manière fluide dans les processus existants ?
L'extensibilité de la portée fonctionnelle est un critère qu'il ne faut pas sous-estimer. Les systèmes modulaires offrent une marge de manœuvre suffisante pour répondre à l'évolution des conditions. Des fonctionnalités supplémentaires, telles que la localisation du scanner, l'analyse des données pour l'optimisation des processus, etc. doivent pouvoir être ajoutées de manière flexible. Cela permet aux entreprises d'adapter rapidement la solution à de nouvelles exigences.
Étape 4 : Protéger la confidentialité des données.
Le respect des règles de protection des données dans l’entrepôt logistique n'est pas seulement d’actualité depuis le RGPD (règlement général sur la protection des données). Les exigences relatives à une solution vidéo vont des périodes de stockage prescrites par la loi à la protection des droits des employés lors de l'enregistrement et du traitement du matériel vidéo. Si les entreprises de logistique souhaitent également faire certifier leurs propres services selon des normes de sécurité nationales et internationales telles que TAPA, AEO ou s.a.f.e., le système vidéo doit également répondre aux critères correspondants. Afin d'être conforme au RGPD, le prestataire doit notamment répondre par l'affirmative aux questions suivantes :
- Le système est-il protégé à tout moment contre des manipulations et des interférences ?
- L'administration des utilisateurs se fait-elle par mot de passe ? Existe-t-il des niveaux d'autorisation personnalisés pour contrôler l'accès à certaines données ?
- Les données des images peuvent-elles être hébergées sur le propre serveur de l'entreprise ?
- S’il s’agit d’une solution dans le cloud : le prestataire prend-il des mesures suffisantes pour garantir que les informations sont protégées contre un accès non autorisé ?
En cas de preuves à fournir, le système vidéo doit également fournir des enregistrements de l’entrepôt logistique pouvant être utilisés au tribunal.
Étape 5 : Planifier l’implémentation.
Le budget et la période de mise en œuvre jouent un rôle central dans l'évaluation des coûts et des bénéfices. Pour que la transition se passe bien, il est important de se concerter étroitement avec le fournisseur et d’effectuer ensemble une planification précise. Pour éviter les temps d'arrêt, l'installation doit pouvoir se faire pendant l’exploitation. Cependant, même avec une préparation la plus minutieuse possible, des obstacles imprévus peuvent surgir. C'est pourquoi le prestataire doit continuer à garantir une assistance rapide dans les premières semaines suivant la mise en service. Posez des questions ciblées dès la phase de sélection :
- Est-il possible d’implémenter le système vidéo pendant l’exploitation?
- Quelles restrictions temporaires aux processus opérationnels sont à prévoir pendant cette période ?
- Disposez-vous d'un interlocuteur attitré tout au long de la planification et de l’implémentation ?
- Le support est-il facile à joindre et quels sont les délais de réponse garantis par le fournisseur ?
- Quelles sont les possibilités de support, de conseil et de suivi après la mise en service ?
Une fois que ces points ont été clarifiés, vous pouvez déjà avoir une idée concrète du déroulement de la mise en place de la solution vidéo - et disposer d'une sécurité de planification suffisante pour le projet.
Conclusion
Le choix de la solution vidéo la mieux adaptée dépend notamment de la taille de l'entreprise. Les groupes ayant de nombreux sites ont besoin d'un fournisseur à même d'équiper des entrepôts de toutes tailles avec ses produits - et, par exemple, de prendre également en compte les spécifications du comité d'entreprise. En revanche, d'autres aspects sont au premier plan pour une entreprise de logistique de taille moyenne, comme le transfert de la technologie existante vers le nouveau système vidéo. Quelles que soient les circonstances, la planification bien préparée est la clé du succès. Plus le système vidéo répond de manière précise et complète aux différents points sensibles de l’entrepôt, plus il réduit efficacement les coûts d'exploitation. Qu'il s'agisse de la documentation claire du transfert de responsabilité, de la réduction du taux de pertes et de dommages ou de la clarification des expéditions incorrectes, l'optimisation des processus permet de rentabiliser rapidement l'investissement. Ainsi, une solution vidéo déjà adaptée aux besoins de demain procure un avantage concurrentiel à long terme et assure la viabilité future de l'entreprise.